Get Adobe Flash player

Unia Europejska nie narzuca projektodawcom jednej konkretnej metody opracowywania i zarządzania zgłaszanymi przez nich projektami. Jednak stworzenie projektu zgodnie z określonymi zasadami metodycznymi jest zawsze lepiej oceniane, zmniejsza bowiem ryzyko niepowodzenia.

Niemniej jednak wdrożenie w życie nawet najlepszych pomysłów nie jest proste i zawsze napotyka wiele przeszkód. Jeżeli dodatkowo pomysły te są dofinansowane ze środków publicznych należy się zastanowić jak się przygotować żeby wszystko zakończyło się sukcesem.

Dokonano analizy najczęstszych mankamentów przedsięwzięć realizowanych z funduszy publicznych i są to m.in.:

Nieprecyzyjne planowanie,

Niedostosowanie projektów do potrzeb odbiorców,

Słabe rozeznanie zagrożeń dla projektu,

Niewykorzystanie doświadczeń własnych i innych z realizacji podobnych przedsięwzięć,

Brak strategii działania,

Żeby napisać dobry projekt należy zrozumieć, czym w ogóle jest Projekt i czym jest ściśle z tym związany proces zarządzania projektem.

Projekt to - zorganizowany i ułożony w czasie (z określonym początkiem i końcem) ciąg wielu działań, zmierzający do osiągnięcia konkretnego i mierzalnego wyniku, adresowany do wybranych grup odbiorców, wymagający zaangażowania znacznych, lecz limitowanych środków rzeczowych, ludzkich i finansowych.

W ramach projektu można więc wyodrębnić kilka faz:

Projekt ma charakter cykliczny tzn. składa się z zamkniętych części oraz powtarzających się faz i etapów, dlatego tez należałoby mówić nie o projekcie, ale o cyklu projektu.

Narzędziem rekomendowanym przez Komisję Europejską do definiowania i planowania projektów współfinansowanych ze środków UE jest tzw. "Zarządzanie Cyklem Projektu" (ang. Project Cycle Management - PCM). Metodologia ta przyjęta została przez Komisję Europejską już w 1992 roku.

W 2001 roku został przygotowany podręcznik "Zarządzanie Cyklem Projektu" na zamówienie Komisji Europejskiej jako materiał szkoleniowy dla pracowników komisji. Departament Zarządzania EFS MGPiPS w Polsce zaadoptował ten podręcznik na użytek potencjalnych projektodawców w Polsce. (podręcznik dostępny w zakładce materiały do pobrania)

Według tej metodyki Cykl projektu składa się z pięciu faz:

Programowania,

Identyfikacji,

Formułowania,

Wdrażania,

Ewaluacji i audytu.

Pisanie projektu korzystając z metodyki PCM pozwoli nam na tworzenie projektu w sposób uporządkowany oraz pozwoli nam spojrzeć na nasz projekt z innej perspektywy nie tylko jako realizację programu określoną w umowie o dofinansowanie, ale jako cały proces powstawania projektu, jego wdrażania oraz oceny efektywności i zamknięcia tego procesu po zakończeniu finansowania.

Istnieją również inne metodyki zarządzania projektami np. PRINCE2 (Project Resource Organisation Management Planning Technique).

Czas na projekt

Zabierając się do budowania projektu należy oszacować swoje zasoby:

Zespół ludzi, który opracuje projekt,

Możliwości uzyskania dofinansowania (ogłoszony konkurs),

Kadrowe do wdrożenia projektu,

Finansowe i rzeczowe, które zapewnią sprawną realizację projektu,

Wyposażeni w odpowiednie zasoby przystępujemy do przygotowania projektu:

Planujemy co dokładnie chcemy zrobić?, określamy jaki występuje problem i jak chcemy go rozwiązać oraz określamy cele naszego projektu (cel ogólny i cele szczegółowe) zgodnie z zasadami środków unijnych podanymi w dokumentach programowych. W tym momencie jeżeli wiemy z jakiego programu będziemy korzystać musimy zapoznać się z dokumentacją konkursową lub regulaminami konkursu.

Następnie musimy uzasadnić czy założone przez nas cele są zgodne z programem operacyjnym, z którego chcemy sfinansować projekt.

W dalszej kolejności określamy grupę docelową do której kierujemy projekt, kim są te osoby, dlaczego właśnie je wybraliśmy i co najważniejsze jak będziemy ich informować o projekcie i jak będziemy ich rekrutować.

Po zidentyfikowaniu grupy docelowej, planujemy działania adekwatne do problemów, które chcemy rozwiązać.

W dalszej kolejności musimy założyć rezultaty naszego projektu zarówno miękkie jak i twarde (bliższe informacje w dalszej części) oraz jak planujemy je monitorować.

W każdym projekcie musimy również zawrzeć informacje na temat naszego potencjału w tym nasze doświadczenie, jak będziemy zarządzać naszym projektem, jakie mamy zaplecze techniczne, kadrowe oraz finansowe.

Ważnym elementem projektów jest również udział partnerów z którymi będziemy realizowali przedsięwzięcie, w obecnym okresie programowania jest to bardzo często dodatkowo punktowane. Z uwagi na fakt, iż udział partnerów wpływa korzystnie nie tylko na samą realizację projektu, ale buduje więzi społeczne pozwalające wspólnie rozwiązywać problemy danego terenu, projekty partnerskie są bardzo mile widziane.

Teraz czas na budżet czyli finanse projektu. Musimy szczegółowo określić ile będzie kosztować realizacja naszego projektu. Do sfinansowania w ramach projektu z reguły kwalifikują się wszystkie koszty jakie musimy ponieść, aby zrealizować cel projektu. Niemniej jednak każdy program operacyjny zawiera katalog kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowanych, który musimy uwzględnić przygotowując nasz budżet. Czasami wprowadzone są limity procentowe dla konkretnych rodzajów kosztów np. koszty administracyjne do 20% albo w przypadku PO KL koszty zakupu sprzętu w ramach instrumentu elastyczności (cross-financing) do 10% wartości projektu. Koszty muszą być zaplanowane na poziomie cen rynkowych i muszą być adekwatne do planowanych działań. Podczas oceny projektu bada się spójność budżetu z planowanymi działaniami (więcej informacji oraz przykłady konstrukcji budżetu w podręczniku zarządzania projektami w zakładce materiały do pobrania).

Większość projektów wymaga od nas przygotowania harmonogramu realizacji projektu. Zazwyczaj korzysta się z wykresu Gantt'a. Przygotowanie harmonogramu na tym wykresie nie jest skomplikowane, jeżeli poświęcimy trochę czasu na jego przygotowanie będzie on nam bardzo pomocny w bieżącej kontroli realizacji projektu. Sporządzenie harmonogramu polega na zaznaczeniu na wykresie okresu realizacji poszczególnych czynności w odpowiednie długości czasu ( z reguły są to kwartały). Zaletą tego harmonogramu jest duża przejrzystość i nawet jeżeli nie jest on wymagany i nie stanowi części wniosku aplikacyjnego warto go przygotować.

Wzór harmonogramu Gantt'a (projekt własny)

HARMONOGRAM REALIZACJI PROJEKTU

 
 

Rok

2008

2009

 

Etapy Kwartał

I

II

III

IV

I

II

III

IV

 
                   

Czas trwania całego projektu

                 
                     

Etap 1

                 
                     
                     
                     
                     
                     

Etap 2

                 
                     
                     
                     

Etap 3

                 
                     
                     
                     
                     
                       

Gdy projekt jest już gotowy składamy go do właściwej instytucji zgodnie z wymogami konkursu i cierpliwie czekamy na rozstrzygnięcie.

Na zakończenie jeszcze kilka słów na temat rezultatów twardych i miękkich.

Rezultaty twarde to jasno definiowalne, policzalne rezultaty, które zostały osiągnięte w wyniku realizacji projektu, takie jak np.:

liczba osób, które uzyskały kwalifikacje zawodowe,

liczba osób, która ukończyła kurs/szkolenie,

liczba osób, które zarejestrowały działalność gospodarczą;

liczba utworzonych miejsc pracy;

liczba osób prowadzących działalność przez okres 12 miesięcy (lub dłuższy).

Pisząc projekt musimy wpisać nazwę wskaźnika rezultatu, jak i określić jego docelową wielkość.

Rezultaty miękkie dotyczą postaw, umiejętności i innych cech (których istnienie stwierdzone może być jedynie w drodze badań czy obserwacji) w zakresie: kluczowych umiejętności np.:

rozwój umiejętności analitycznych i organizacyjnych,

rozwój umiejętności praktycznych,

wzrost motywacji,

poczucie własnej wartości,

podniesienie zawodowych i osobistych aspiracji,

wzrost poczucia odpowiedzialności za wykonywane zadania

Ocena osiągnięcia "miękkich" rezultatów powinna być dokonana co najmniej dwukrotnie:

na początku i na końcu realizacji projektu. Ocena może być przeprowadzana regularnie podczas trwania projektu. Umożliwi to m.in. udoskonalenie pracy z uczestnikami, podnoszenie poziomu świadczonych usług, bardziej elastyczne reagowanie na zmieniające się potrzeby uczestników oraz zapewni bardziej wiarygodną i rzetelną ocenę dokonanego postępu.

Źródło:

Podręcznik zarządzania projektami miękkimi w kontekście Europejskiego Funduszu Społecznego, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Warszawa 2006,

Podręcznik - Zarządzanie Cyklem Projektu, Ministerstwo Gospodarki i Pracy, Maj 2004.

Wydarzenia

październik 2017
P W Ś C Pt S N
25 26 27 28 29 30 1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30 31 1 2 3 4 5

Fundusze unijne w pigułce