Get Adobe Flash player

Wdrażanie projektu ściśle wiąże się ze środkami finansowymi, którymi dysponujemy na jego realizację z różnych źródeł.

Każdy, kto nam dofinansuje projekt chce wiedzieć, że środki te wydatkowane były zgodnie z celem na jaki zostały przeznaczone oraz zgodnie z prawem i zasadami obowiązującymi dla danego programu.

Musimy tak realizować i dokumentować nasz projekt przestrzegając wszystkich zasad, aby koszty jakie poniesiemy w ramach realizowanego projektu były zakwalifikowane i zostały wypłacone nam środki.

Realizując projekt musimy mieć stałą kontrolę nie tylko nad postępem merytorycznym (czy wszystkie działania są po kolei realizowane), ale również nad postępem finansowym (czy wydatki ponoszone są zgodnie z planem i czy są powiązane z aktualnie wykonywanymi zadaniami). Znaczy to nic innego jak to, że np. nie podpiszemy umowy ze szkoleniowcem dwa tygodnie po przeprowadzeniu przez niego szkolenia.

Realizując projekt należy zwrócić uwagę na pewne reguły, określające kiedy poniesione przez nas wydatki będą kwalifikować się do sfinansowania:

wydatki są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu;
są efektywne tj. spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat);
zostały faktycznie poniesione;
są udokumentowane,
zostały przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu zgodnie z zasadami w zakresie konstruowania budżetu;
są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w właściwych dokumentach programowych,
nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowanych w ramach programu operacyjnego;
są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. ? Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655).
zostały poniesione w okresie realizacji projektu.
Szczególną uwagę musimy poświęcić właściwemu i rzetelnemu prowadzeniu dokumentacji realizacji projektu.

Każdy dokument związany z realizowanym projektem musi być właściwie oznakowany, informując o źródle dofinansowania. Zatem umowy, listy obecności, materiały szkoleniowe, segregatory, listy potwierdzające odbiór materiałów przez naszych beneficjentów itp. muszą zawierać te informacje.
Każdy etap, zadanie realizowane musi być bardzo szczegółowo udokumentowane. Jeżeli realizujemy np. projekt szkoleniowy dla osób bezrobotnych musimy posiadać dokumentację rekrutacyjną, oświadczenia o kwalifikowaniu się tych osób do projektu, o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych, listy obecności na szkoleniach, dzienniki zajęć, programy i harmonogramy szkoleń, potwierdzenie odbioru materiałów szkoleniowych, zaświadczenia czy też potwierdzenia skorzystania z poczęstunku.
Dokumenty finansowe również muszą zawierać na odwrocie szczegółową informację na temat realizowanego projektu, kwot zakwalifikowanych do poniesienia w ramach projektu, dekretacji na wyodrębnionych koncie księgowym itp.,
Dokumentowanie wydatku bardzo często nie ogranicza się do jednego dokumentu np. faktury zakupu, wymagane są jeszcze dodatkowe dokumenty takie jak: potwierdzenie przelewu, wyciągi bankowe, raporty kasowe i inne dokumenty księgowe potwierdzające wydatkowanie danego kosztu.
Przykładowo, żeby rozliczyć wydatek związany z pracownikiem zaangażowanym w realizację projektu do rozliczenia musimy dołączyć:

- listę płac wraz z informacją o wysokości kwot kwalifikowanych na rzecz projektu* (z wyszczególnieniem wynagrodzeń netto, brutto, zaliczek na podatek dochodowy, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne finansowanych przez pracownika),

- kartę czasu pracy, jeśli pracownik jest zatrudniony na rzecz projektu w niepełnym wymiarze czasu pracy i nie jest kwalifikowalna pełna kwota wynagrodzenia,

- potwierdzenie zapłaty wynagrodzeń (przelewy lub wyciągi bankowe),

- deklaracje ZUS DRA, w celu potwierdzenia naliczenia składek finansowanych przez pracobiorcę (wraz z oświadczeniem, że składki finansowane przez pracownika objęte daną listą wypłat zostały odprowadzone) oraz w celu potwierdzenia naliczenia składek finansowanych przez pracodawcę (wraz z wykazem składek kwalifikowanych na rzecz projektu i oświadczeniem, że składki w danej wysokości zostały odprowadzone),

- potwierdzenie przelewu ww. składek,

- deklaracje podatkowe PIT-4, w celu potwierdzenia naliczenia zaliczki na podatek dochodowy wraz z oświadczeniem, że zaliczki objęte listą wypłat zostały odprowadzone,

- potwierdzenie przelewu ww. zaliczek na podatek dochodowy.

Z uwagi na skomplikowany i pracochłonny proces dokumentowania i rozliczania realizowanych projektów, szczególnie tych finansowanych ze środków unijnych należy na etapie przygotowania projektu zaplanować odpowiednie zasoby kadrowe oraz gdy już rozpoczniemy realizację projektu poświęcić na początku czas na przygotowanie systemu rozliczania projektu w naszej instytucji, obiegu dokumentów.

Bardzo pomocne w rozliczaniu i kontrolowaniu stanu wydatkowania środków jest założenie dla każdego wydatku zaplanowanego w naszym projekcie odrębnej karty w formie papierowej lub elektronicznej np. w Excelu, na której odnotowujemy każdy poniesiony wydatek i na bieżąco odnotowujemy kwotę jaka pozostała nam do wydatkowania. W tym systemie w każdej chwili jesteśmy w stanie określić ile środków już wydatkowaliśmy, a ile jeszcze mamy do poniesienia. Sprawdza się to szczególnie przy długich projektach, w ramach których zaplanowaliśmy dużą liczbę kosztów.

Wydarzenia

sierpień 2017
P W Ś C Pt S N
31 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31 1 2 3

Fundusze unijne w pigułce